LA CARTA
Es el escrito que sirve de comunicación entre dos personas o firmas comerciales para tratar asuntos que requieren un trámite. De manera general, la carta se hace extensiva para asuntos “serios” o a la distancia, que podrían ser platicados, pero que por su propio contenido se prestan a ser escritos.
Por la naturaleza del asunto que tratan, las cartas se clasifican en:
- Particulares.
- De negocios.
- Oficiales.
Las primeras se elaboran con fines personales: felicitación, recomendación, excusa, agradecimiento, pésame, gratitud, felicitación, comunicación de eventos, solicitud de favores, etc.
Las cartas de negocios involucran el proceso de compra-venta. Las hay para realizar aclaraciones, pedir información, solicitar servicios, proveer una consejería; de aceptación o rechazo, de cumplido; relativas a crédito, ventas, pagos, cobros, de agradecimiento, etc.
Las oficiales se emplean al interior de las instituciones y en el trato del particular con ellas. En la actualidad se han elaborado formularios que indican los datos que deben presentarse, así como los documentos que han de acompañar al formular.
En su caso, la Ley de Procedimiento Administrativo del 17 de julio de 1958 indica que todo escrito presentado ante la Administración Pública debe hacer constar los siguientes datos:
-Nombre, apellidos y domicilio del interesado, y en su caso de la persona legal que los represente.
-Asunto que trata de resolverse, en forma concreta y clara.
-Lugar en que se redacta el escrito, fecha y firma.
-Centro o dependencia a que se dirige. Si es posible, nombre del que deberá atender el escrito.
En términos generales, los elementos de una carta son:
- Membrete.
- Fecha.
- Destinatario (nombre, dirección, cargo)
- Contenido (exposición del asunto que motiva la carta)
- Despedida
- Antefirma (lema o razón social)
- Firma (nombre y cargo)
- Referencias finales (iniciales en mayúsculas del responsable del contenido de la carta, y en minúsculas del mecanógrafo)
Cartas de acuse de recibo o “de enterado”. Significa que se han recibido los documentos de que trata, o que se da por enterado de las indicaciones expresas. Contiene:
- Alusión a la fecha o número de la carta que se contesta.
Especificación del calor, efecto, instrucción o documento recibido.
Expresión de agradecimiento, y de conformidad, si procede.
Frases de cortesía convencionales.
Cartas de pedido. Comprenden solicitud de mercancías o servicios. Contiene la descripción de lo que se solicita, la forma de pago y las indicaciones del caso.
Cartas de remisión. Comprenden todos los casos de envío, ya sea para cubrir una orden o pedido. Contiene alusión al escrito que se contesta y especificación de la remesa.
Cartas de aviso o notificación de órdenes. Presentan información que sólo es de conocimiento del elector, para lo propio o para su ejecución. Contiene descripción del asunto, alusión a la carta inicial, si se tratara de una respuesta.
ACTIVIDAD
- Redacta un texto dirigido a un empresario, en el cual solicites su patrocinio para la compra de uniformes de un equipo de futbol.
Es el escrito que sustituye a la carta en los trámites que origina la Administración Pública. Por extensión, recibe este nombre la correspondencia que envían los particulares a las oficinas públicas.
Por su procedencia y destino, los oficios se clasifican en:
- Exterior. La que se envía entre gobierno y particulares, según si la comunicación se realiza entre oficinas instaladas en el mismo lugar, o en regiones diferentes, se subdivide en local y foránea.
Además de los elementos de la carta, después del membrete, aparecen los datos de clasificación para registro y archivo, referentes a la oficina emisora y el asunto.
Es importante considerar el enunciado del asunto. Carece de sentido seguir la costumbre de anotar “el que se indica”, ya que con ello se anula la función de esta parte del oficio, cuyo propósito es enunciar el contenido del oficio; al marcar “el que se indica” no se está nombrando nada.
Considera también el sello oficial. Éste valida la firma y confirma la autoridad del documento.
El memorandum (memo).
Toma su nombre del término latino que significa: “lo que se debe recordar”, por lo que su plural es memoranda o, castellanizado, “memorandos”.
Se caracteriza por su brevedad. Se envía de una autoridad determinada a un subordinado, entre puestos del mismo nivel, para “recordar” alguna tarea pactada con anterioridad, ya sea en forma verbal o escrita. Representa una nota informal que carece de validez y seriedad, rasgos que distinguen a la carta y al oficio.
Por su característica de brevedad, omite elementos de tratamiento. Su estructura es la siguiente:
- Destinatario y firmante:
Para:_____________
- Fecha
- Contenido
- Firma
- Referencias finales (iniciales de firma y mecanografía, “con copia para” si las hay).
- Membrete (identificación institucional).
- La palabra “circular”
- Fecha. Datos de clasificación cuando lo amerita.
- Cabeza (identificación del grupo al que se dirige).
- Contenido (información u ordenamiento que se indica)
- Cierre
- Nombre y firma con designación de puesto o nombre del puesto desde donde se envía. El nombre del firmante y su firma pueden omitirse en tanto la institución se responsabiliza.
Por su carácter de dar valor a lo informado la firma de la autoridad competente y el sello de la institución que avala el contenido.
Telegramas, cablegramas, radiogramas, fax, telefonema, correo electrónico, Internet son otros de los documentos que actualmente se emplean para hacer más eficiente la comunicación institucional. Se caracterizan por su brevedad y exactitud. No debe faltar ningún dato que identifique el mensaje que se está enviando.
Es terrible encender la contestadota y escuchar “-te llamé pero no te encontré, llámame”. ¿A quién? ¿Creerá quien llama que tenemos la obligación de identificarlo por la voz aunque no dé su nombre? O bien, “-Hola, como no estás no pude hablar contigo, llámame a la universidad. Lupita”. Además de que la información es obvia, ¿Habrá sólo una universidad y una única Lupita en el escenario de esta vida? En ambos casos, ¿Quién debe ser el receptor de la llamada?
A menos que los datos representen una clave, un recado correcto diría: Señor Felipe Martínez, soy Gpe. Herrera, comuníquese conmigo a la Universidad del Bosque al 692 40 25 hasta antes de las 5 de la tarde. Trataremos el asunto de registro de grupo. Gracias.
En fin, la comunicación por estos medios debe caracterizarse por su educación, su precisión y sobre todo su brevedad: ni palabras de más pero tampoco palabras de menos.
El propósito es dejar claramente su mensaje por medio del cual el oyente, además de recibir una información, debe realizar una acción en respuesta; si la información es insuficiente, es claro que no se puede responder. Entonces, pierde sentido y función el mensaje.
ACTIVIDAD 1
- Revise algunos documentos escolares que ha recibido durante su vida académica. Comente con sus compañeros las características de formato en la página, tipo de papel y redacción.
- Recabe “folletos” de inducción a compra por vía telefónica y analice su estructura. Elabore un comentario.
- Determine la naturaleza del asunto de cada uno de los siguientes escritos:
- “Le solicitamos, a nombre de nuestra sociedad estudiantil, la autorización para emplear las instalaciones deportivas los cinco sábados siguientes a fin de realizar el Campeonato anual de baloncesto”.
- Comuníquese con la licenciada Lucía Gil para finiquitar asunto adeudo bancario”.
- Indique los actos de habla que se presentan en los textos siguientes:
- Deseo hacer patente mi reconocimiento por el premio concedido a su brillante trabajo en la búsqueda por aliviar el dolor humano. Suplico me envíe un ejemplar de su ponencia.
- Considerando la morosidad en su sistema de pagos, le informamos que ha quedado cancelado su crédito, por lo que le solicitamos pase de manera inmediata a liquidar el adeudo pendiente.
ACTIVIDAD 2
Ya han identificado las características externas en forma general; ahora lo haremos particularmente seleccionando las respuestas correctas. Pueden repetirlas.
Breve Referencias laborales
Frases de cortesía Respeta palabras del autor
Información compactada Datos del enunciatario
Recursos gràficos Usa vocativos
Saludos Despedidas
Da referencias personales Datos del enunciador
CURRICULUM VITAE ---------------------------------------------------
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RESUMEN ---------------------------------------------------
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MAPA CONCEPTUAL ----------------------------------------------------
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CUADRO SINOPTICO ----------------------------------------------------
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OFICIO ----------------------------------------------------
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CIRCULAR ----------------------------------------------------
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